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Versione 1.0 approvata in data 15 gennaio 2015

1. PREMESSA

 

Per garantire un efficace ed efficiente governo della Società ed una consapevole gestione della stessa, oltre alla formalizzazione di procedure in grado di garantire la corretta conduzione dei fatti aziendali, è necessaria anzitutto la presenza  di  un  ambiente caratterizzato da un’integrità etica e da una forte sensibilità al controllo tali da permettere la realizzazione degli obiettivi nella massima lealtà e trasparenza.

L’integrità etica contribuisce in modo rilevante all’efficacia delle politiche e dei sistemi  di controllo ed influisce sui comportamenti che potrebbero sfuggire ai sistemi di controllo, per quanto gli stessi siano sofisticati.

Si ritiene necessario diffondere i valori posti alla base dei giusti comportamenti, al fine di stimolare la condivisione degli stessi da parte di tutti i soggetti coinvolti nella struttura aziendale.

 


2. PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO: CODICE ETICO

 

2.1 CODICE ETICO

 

2.1.1 Principi generali

  1. La Società si conforma, nell’esercizio delle proprie attività, ai principi di onestà, legittimità, lealtà, correttezza e trasparenza;
  1. I rapporti con i terzi (clienti, fornitori, collaboratori esterni, partners, competitors, mezzi di comunicazione, mercato, contesto civile ed economico nazionale e internazionale) sono improntati a lealtà e correttezza, nella tutela degli interessi aziendali. Uguale lealtà e correttezza può essere parimenti pretesa da parte dei terzi;
  1. La Società considera il rispetto dell’ambiente un valore primario  della  propria attività economica e, pertanto, orienta le proprie scelte strategiche in modo da rispondere  ai  principi  dello  sviluppo  sostenibile;  promuove,  in  tal  senso,  la sensibilizzazione     in    campo     ambientale     degli     amministratori, dipendenti, collaboratori e terzi che entrano in rapporto con la Società;
  1. La Società considera obiettivo primario la creazione di valore per la generalità dei propri soci. Ciascun amministratore, dipendente e collaboratore deve orientare il proprio operato al perseguimento di tale obiettivo;
  1. La Società ritiene che le risorse umane costituiscano un essenziale bene aziendale, il cui sviluppo rappresenta un  fattore  fondamentale  per  il raggiungimento degli obiettivi prefissati. La professionalità e la dedizione dei dipendenti sono valori fondamentali per il conseguimento degli obiettivi aziendali.
  1. La Società è impegnata a sviluppare le competenze, stimolare le capacità e le potenzialità dei propri dipendenti, affinché trovino piena realizzazione nel raggiungimento degli obiettivi.
  1. La Società offre pari opportunità di lavoro a tutti i dipendenti sulla base delle specifiche qualifiche professionali e capacità di rendimento, senza alcuna discriminazione. La corretta gestione del personale è dovere etico di tutti coloro che ne hanno la responsabilità;
  1. La Società non ammette comportamenti che abbiano contenuto discriminatorio e rispetta le differenze di religione, origini razziali o etniche, nazionalità, età, sesso, opinioni politiche e sindacali, orientamento sessuale, stato di salute e in genere qualsiasi caratteristica intima della persona umana;
  1. La Società pone in essere tutte le misure necessarie ad evitare qualsiasi rapporto con associazioni con finalità di terrorismo o volte all’eversione dell’ordine democratico;
  1. Gli amministratori, i dipendenti e tutti i collaboratori della Società, quali destinatari del presente Codice Etico, sono tenuti ad attenersi a tali principi, permeandone quotidiani comportamenti aziendali e trasformandoli in strumento di garanzia e di affidabilità a vantaggio degli interessi generali della Società e del Paese;
  1. Tutti coloro (prestatori di servizi, consulenti, ecc.) che, a vario titolo, collaborano con la Società sono tenuti, nei loro rapporti con la Società stessa, al rispetto delle norme del presente Codice Etico in quanto loro applicabili;
  1. Le regole contenute nel presente Codice Etico integrano il comportamento che gli amministratori, i dipendenti e tutti i collaboratori sono tenuti ad osservare, anche in conformità delle regole di ordinaria diligenza cui è tenuto il prestatore di lavoro, disciplinate dal Codice Civile in materia di rapporti di lavoro (artt. 2104 e 2105 c.c.).

 


2.1.2 Destinatari della disciplina

I soggetti in posizione apicale, quali amministratori o soggetti con funzione di direzione dell'intera Società, i soggetti che di fatto la gestiscono o controllano e le persone sottoposte alla direzione o al controllo dei soggetti in posizione apicale (dipendenti o collaboratori) non devono violare i principi fondamentali che presiedono ad una corretta condotta quali l’onestà e l’integrità nel perseguimento del profitto personale e/o del profitto della Società.

In particolare gli amministratori sono tenuti ad ispirarsi ai principi del Codice Etico, nel fissare gli obiettivi, nel proporre gli investimenti e realizzare i progetti, nonché in qualsiasi decisione o azione relativa alla gestione della Società. I dirigenti, nel dare concreta attuazione alle attività gestionali dovranno ispirarsi ai medesimi principi, sia all’interno della Società, rafforzando così la coesione e lo spirito di reciproca collaborazione, sia verso i terzi che entrano in contatto con la Società.

Le disposizioni del presente Codice Etico si applicano anche a tutti gli altri dipendenti, collaboratori e consulenti esterni che agiscono in nome e per  conto  di  TOPMAIL  s.r.l., nonché ai dipendenti, collaboratori e consulenti esterni della Società.

Tutti i soggetti identificati nel presente paragrafo sono di seguito denominati “i Destinatari”.

I Destinatari sono tenuti a rispettare le leggi e le normative vigenti, nonché la normativa interna aziendale orientando le proprie azioni ed i propri comportamenti  ai  principi,  agli obiettivi ed agli impegni richiamati nel presente Codice. A tal fine la Società si impegna a rendere sempre disponibili tutti i regolamenti dei processi e relative norme operative, aggiornandoli costantemente e tempestivamente.

 


2.1.3 Etica nella gestione degli affari

  1. Tutte le azioni, operazioni e transazioni compiute o poste in essere a vantaggio della Società o nel suo interesse  devono  essere  ispirate  alla  massima correttezza dal punto di vista della  gestione,  alla  completezza  e  trasparenza delle informazioni, alla legittimità sotto l’aspetto formale e sostanziale e alla chiarezza e verità nei riscontri contabili, secondo le norme vigenti e secondo le procedure stabilite e devono essere assoggettabili a verifica;
  1. Al fine di prendere qualsiasi decisione che  direttamente  o  indirettamente  sia posta in essere nell’interesse della Società o a suo vantaggio, i Destinatari valutano tutte le problematiche etiche e giuridiche connesse alla decisione  in oggetto e ne analizzano tutti gli aspetti a rischio e richiedono, laddove ritenuto necessario assistenza ai diretti responsabili;
  1. I Destinatari si astengono dal porre in essere o dal tentare di porre in essere comportamenti contrari ai principi del presente codice etico.

Nel caso in cui tali disposizioni siano disattese, la Società potrà adottare i provvedimenti sanzionatori, previsti dal Capitolo “Sanzioni” del  presente  Codice,  nei  confronti  dei Destinatari che risulteranno essersi comportati illegalmente e nell’inosservanza delle norme del codice e delle disposizioni vigenti.

 


2.1.4  Obblighi di informazione

  1. Qualora i Destinatari vengano a conoscenza di situazioni illegali o eticamente scorrette o di comportamenti che, anche potenzialmente, integrino gli estremi di un’attività illegale o scorretta compiuta, direttamente o indirettamente, a vantaggio o nell’interesse della Società, informano senza indugio l’amministratore. Le segnalazioni ricevute vengono trattate con la massima riservatezza mantenendo, in ogni caso, il riserbo circa l’identità del segnalante;
  1. Le segnalazioni sopra menzionate sono prontamente verificate con modalità atte a garantire l’anonimato del soggetto segnalante. La mancata osservanza del dovere d’informazione in esame sarà sanzionata da parte della Società, secondo le modalità previste nel Capitolo “Sanzioni”;
  1. I rapporti tra i dipendenti, a tutti i livelli, sono improntati a criteri e comportamenti di correttezza, lealtà e reciproco rispetto. E’ quindi sanzionato l’uso improprio di informative o denunce a scopo di ritorsione.

 


2.1.5  Abuso di potere

I Destinatari, ai sensi della disciplina vigente, operano in modo  conforme  alla  legge  e all’etica professionale. In particolare, non abusano della loro qualità o dei loro poteri per costringere o indurre taluno (che abbia tratto o possa trarre benefici da decisioni o attività inerenti all’ufficio svolto) a dare o a promettere indebitamente a loro o ad un terzo - o a loro o ad un terzo per conto della Società - denaro, regali o altra utilità, salvo che si tratti di regali d’uso di modico valore.

Inoltre, i Destinatari non ricevono né accettano la promessa di denaro, di regali o di altra utilità per proprio conto, per conto di un terzo o per conto della Società - per compiere o per aver compiuto un atto d’ufficio, o contrario ai doveri d’ufficio -  da  parte  di  soggetti  che abbiano tratto o possano trarre benefici da decisioni o attività inerenti all’ufficio svolto, salvo che si tratti di regali d’uso di modico valore.

 


2.1.6 Conflitto di interessi

Un conflitto di interesse si verifica nel caso di potenziali interferenze degli interessi personali con la capacità di un collaboratore di esercitare un giudizio obiettivo o di svolgere il proprio lavoro negli interessi della Società. I Destinatari evitano conflitti di interesse  oltre  che  a sottrarsi a situazioni di potenziale incompatibilità.

Ferme restando le eventuali previsioni legislative e contrattuali, i Destinatari evitano tutte le situazioni nelle quali potrebbero trovarsi, anche potenzialmente, in conflitto di interessi con quest’ultima; rendono noto, nei rispettivi ambiti operativi, ogni interesse  che,  per  conto proprio o di terzi, abbiano in una determinata operazione della società stessa, dandone comunicazione al responsabile e si astengono dal procurarsi vantaggi personali nello svolgimento delle rispettive attività.

 


2.1.7 Riservatezza

La Società tutela il principio di riservatezza delle informazioni, dei dati e delle notizie, anche di terzi, attinenti le proprie attività ed assicura che esso sia rispettato e salvaguardato anche dai propri collaboratori.

Al fine di salvaguardare il know-how, i Destinatari, ferme restando le eventuali previsioni legislative e contrattuali, non divulgano informazioni che non siano di pubblico dominio di cui siano venuti a conoscenza e le utilizzano soltanto per   scopi  strettamente  connessi all’esercizio della proprie funzioni.

A tal riguardo ogni collaboratore:

  1. acquisisce  e  tratta  solamente  i  dati  necessari  e  direttamente  connessi  alle  sue funzioni e li conserva in modo da impedirne la diffusione a terzi;
  1. comunica  e  divulga  i  dati  nell’ambito  delle  procedure  stabilite  ovvero  previa autorizzazione della persona a ciò delegata;
  1. determinano  la  natura  confidenziale  e  riservata  delle  informazioni  ai  sensi  di quando prescritto dalle relative procedure anche informatiche.

La Società vincola i soggetti terzi cui intende comunicare informazioni riservate al rispetto di specifici patti di riservatezza.

 


2.1.8 Rendicontazione

Tutte le transazioni e le operazioni effettuate hanno riscontro in una registrazione contabile adeguata e debitamente archiviata in modo da permettere la verifica del relativo processo di decisione, autorizzazione e svolgimento.

Per ogni operazione vi é adeguato supporto documentale al fine di poter procedere, in ogni momento, all’effettuazione di controlli che ne attestino caratteristiche e motivazioni ed individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato, verificato l’operazione stessa.

E' vietato eseguire registrazioni false o fuorvianti nei libri o nei registri della Società per alcun motivo così come non è consentito occultare o non registrare alcun  fondo  o  bene  della Società.

 


2.1.9 Rapporti con la Pubblica Amministrazione

I rapporti istituzionali con la Pubblica Amministrazione sono riservati esclusivamente  alle funzioni aziendali competenti ed a ciò delegate, le quali devono operare secondo principi di integrità, indipendenza e correttezza, in modo conforme alla legge ed all’etica.

E' fatto divieto di offrire, promettere o eseguire pagamenti, compensi e/o dazioni di qualsiasi tipo al fine di indurre, facilitare o remunerare il compimento di un atto d’ufficio o contrario ai doveri d’ufficio da parte di un pubblico ufficiale o di un incaricato di pubblico servizio.

 


2.1.10 Pratiche per un ambiente sano e sicuro

La Società opera nel pieno rispetto della dignità umana. A tal fine si impegna ad assicurare un ambiente di lavoro sano e sicuro nel rispetto dell’ambiente e in conformità a  tutte  le normative a protezione della sicurezza del lavoratore e dell'ambiente.

Ogni Destinatario presta la massima attenzione alla prevenzione dei pericoli onde evitare incidenti e lesioni personali. Osserva tutte le norme di sicurezza e salute nonché le pratiche pertinenti al proprio lavoro. Prende tutte le precauzioni necessarie a proteggere sé stesso e i propri collaboratori, incluso l’abbigliamento appropriato, le attrezzature protettive  e l’immediata segnalazione di incidenti, lesioni personali e pratiche non  sicure  presso  la propria sede al diretto responsabile e/o al servizio prevenzione e protezione.

Inoltre la Società si impegna ad evitare qualsiasi impatto negativo sull'ambiente e sulle comunità in cui opera, promuovendo la sostenibilità ecologica, sin dal  proprio  oggetto sociale, in tutte le proprie attività, nel rispetto dei diritti delle generazioni future.

La Società valuta costantemente le conseguenze ambientali delle proprie attività, con un’attenzione continua affinché il loro svolgimento avvenga, oltre che in conformità  alle direttive nazionali ed internazionali in materia, nel rispetto dell’ambiente e della salute pubblica.

 


2.1.11 Sicurezza sul lavoro

La Società esplicita chiaramente e rende noti, mediante i regolamenti interni in materia di sicurezza sul lavoro e con la formazione e divulgazione delle procedure esistenti, i principi e criteri fondamentali in base ai quali vengono prese le decisioni, di ogni tipo e ad ogni livello, in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

A tal fine la Società si adopera affinché si possa:

  • evitare i rischi;
  • valutare i rischi che non possono essere evitati;
  • combattere i rischi alla fonte;
  • adeguare il lavoro all’uomo, in particolare per quanto concerne la concezione dei posti di lavoro e la scelta delle attrezzature di lavoro e dei metodi di lavoro e di produzione, nonché per attenuare il lavoro monotono e ripetitivo e per ridurre gli effetti di questi lavori sulla salute;
  • tener conto del grado di evoluzione della tecnica;
  • sostituire ciò che è pericoloso con ciò che non è pericoloso o che è meno pericoloso;
  • programmare la prevenzione, mirando ad un complesso coerente che integri nella medesima la tecnica, l’organizzazione del lavoro, le condizioni di lavoro, le relazioni sociali e l’influenza dei fattori dell’ambiente di lavoro;
  • dare la priorità alle misure di protezione collettiva rispetto alle misure di protezione individuale;
  • impartire adeguate istruzioni ai lavoratori.

Tali principi sono utilizzati dalla Società per prendere le misure necessarie per la protezione della sicurezza e salute dei lavoratori, comprese le attività di prevenzione dei rischi professionali, d’informazione e formazione, nonché l’approntamento di un’organizzazione e dei mezzi necessari.

Tutta la Società deve attenersi a questi principi, in particolare quando devono essere prese delle decisioni o fatte delle scelte e, in seguito, quando le stesse devono essere attuate.

 


2.1.12 Sanzioni

I Destinatari vengono sanzionati dalla  Società  se compiono atti od omissioni diretti inequivocabilmente a violare le regole comportamentali previste nel presente Codice Etico, anche se l’evento voluto non si verifica.

L’Organo competente, a seconda della gravità dell’attività illecita realizzata dal  soggetto risultato coinvolto in una delle attività illecite previste dal presente Codice Etico, prenderà i provvedimenti opportuni, indipendentemente dall’eventuale esercizio dell’azione  penale  da parte dell’autorità giudiziaria;

Nell’irrogazione delle sanzioni l’Organo competente non mancherà di tener conto:

  1. delle circostanze in cui si sono svolti i comportamenti illeciti;
  1. della tipologia dell’illecito perpetrato;
  1. della gravità della condotta tenuta;
  1. dell’eventualità  che  i  comportamenti  integrino  esclusivamente  un  tentativo  di violazione;
  1. della recidività del soggetto.

I comportamenti in violazione del presente Codice Etico possono costituire relativamente:

  1. ai dipendenti, un grave inadempimento rilevante ai fini del licenziamento;
  1. agli amministratori, giusta causa per revoca con effetto immediato;
  1. a   lavoratori   autonomi,   ai   collaboratori   esterni   e,   comunque,   ai   lavoratori parasubordinati, motivo per la risoluzione anticipata del rapporto.

In queste ipotesi la Società ha diritto ai danni eventualmente patiti a causa della condotta illecita realizzata.

Le procedure di contestazione delle infrazioni al presente Codice e di  irrogazione  delle sanzioni conseguenti avverranno nel pieno rispetto delle disposizioni di cui all’art. 7 della legge 20 maggio 1970, n. 300 e s.m.i. e di quanto stabilito da accordi e contratti di lavoro, ove applicabili.

 


2.1.13 Diffusione del Codice

La Società si impegna a diffondere il presente Codice Etico tra tutti i Destinatari i quali hanno l’obbligo di prenderne visione.